Sans responsabilité claire, l’engagement restera diffus. Je ne parle pas de la description de poste ou de la fiche de fonction, qui ne périmètre que la zone d’action attendue par le système organisationnel. Je parle bien de savoir qui a réalisé ou collaboré à la réalisation d’un livrable de projet, d’une idée ou d’une résolution de problème.
Responsabilité est l’un de ces mots utilisé à toutes les sauces. Commençons donc par en donner notre définition :
La responsabilité est l’acceptation, par une personne sur un travail, d’un role dont la portée (capacité d’action et travail attendu) est comprise de tous, sans équivoques.
Par exemple, dans Qibud, les rôles-clés sont les suivants :
- Créateur, la personne qui est à l’origine du travail
- Acteur, la personne chargée de sa réalisation
- Propriétaire, le bénéficiaire du travail réalisé, en charge de l’évaluation qualitative du travail effectué.
Cette prise de responsabilité doit être connue et visible des autres membres du groupe. Il doit y avoir un risque pour la personne de ne pas être au rendez-vous de sa responsabilité (tension, dégradation de la position dans le groupe, voire exclusion) pour que cette dernière aie un effet sur l’engagement.
Or, de nos jours, avec nos organisations complexes, les personnes ont souvent plusieurs périmètres de redevabilités. Cette diversité organisationnelle, cumulé à des outils de gestion généralement propre à chaque périmètre, fait qu’il est très difficile de savoir qui fait quoi, pourquoi ou pour qui, ou exprimé plus simplement, on ne sait plus vraiment qui est responsable de quoi, on navigue dans le brouillard.
Est-ce un problème ?
- du point de vue du management, comment suivre, prioriser et organiser le travail ?
- du point de vue de l’employé, si mon management ne sait pas ce que je dois faire, comment peut-il me donner des priorités qui tiennent la route ou m’aider à faire des bons choix ?
- vis-à-vis de l’entreprise, si ma responsabilité sur les travaux n’est pas visible, comment mon travail pourrait-il être simplement reconnu ou valorisé ?
Et globalement comment comptez-vous avoir des employés engagés dans ce brouillard ?
A court termes, et pour éprouver l’effet sur l’engagement des équipes, il y a des choses très simples que vous pouvez mettre en place :
- Créer plus de transparence en rendant le travail visible, un tableau Kanban contre un mur, un fichier Excel partagé avec l »équipe est déjà un début.
- Clarifier et partager une définition des rôles avec les autres équipes, les 2 premières lettres du RACI (RA) représente un premier pas possible et simple à uniformiser dans l’entreprise : R = Réalise (l’acteur dans Qibud), A : Approuve (le propriétaire dans Qibud).
- Publier et communiquer sur les réalisations des succès de vos équipes. Si le travail en cours sera toujours aussi flou, cela permet de rendre visible le travail réalisé. C’est déjà un bon début qui donnera envie à toute l’équipe de clarifier le reste.
Avec de l’expérience vous chercherez des options plus solides et collaboratives qui permettront de dépasser les outils d’équipes et de mettre en place des vraies solutions d’entreprise.
Avec Qibud ces options sont natives. C’est l’une des raisons pour lesquelles Qibud stimule l’engagement des équipes et des collaborateurs.
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